Sähköinen asiakirjahallinta Kelan e-työvälineenä

Kela tuottaa etuuspalvelut kansalaisille eri puolilla maata sijaitsevissa noin 450 palvelupisteessä.

1990-luvun puolivälissä tehtyjen pilotointien, tuottavuusmittausten ja investointilaskelmien perusteella Kela päätti ottaa käyttöön sähköisen asiakirjahallinnan (Saha) vuoteen 2004 mennessä. Käyttöönotto eteni suunnitellulla tavalla ja viimeinen vakuutuspiiri otti järjestelmän käyttöön toukokuussa 2004.

Sahaa käytettäessä hakemusasiakirjat liitteineen kuvataan sähköiseen muotoon ja talletetaan keskitettyyn tietokantaan. Näin kaikki työ asiakkaan henkilökohtaista palvelua lukuun ottamatta voidaan suunnitella tehtäväksi Kelan maankattavassa palveluverkossa tarkoituksenmukaisimmalla tavalla. Aikaisemmin palvelupisteitten henkilökunta mitoitettiin asiakaspohjan tuottaman palvelujen kysynnän mukaisesti ja osaamisvaatimuksena oli koko palvelukirjon hallinta sekä asiakaspalvelussa että ratkaisutyössä. Uusi toimintatapa tukee vakuutuspiiriuudistusta, jossa toimistoja yhdistettiin hallinnollisesti isommiksi kokonaisuuksiksi. Tavoitteena oli muuttaa myös työskentelytavat siten, että vakuutuspiirin toiminta muodostaa kokonaisuuden.