Tehoa yhteistyöhön virtuaalisten työpajojen avulla

Virtuaalisen osallistamisen idea syntyi muutama vuosi sitten. Olimme miettimässä, jälleen kerran, yhden yli kymmenen hengen verkoston kanssa sitä, milloin löytäisimme sopivan yhteisen ajan koko päivän kestävälle työpajalle. Sopiva ajankohta löytyikin lopulta, pitkän pohtimisen jälkeen. Kaikille sopisi kuun ensimmäinen tiistai – vaikkakin neljän kuukauden päästä. Tapaamisemme toteutui, tosin puolitoista kuukautta alkuperäisen päivän jälkeen. Kolmelle osallistujalle tuli nimittäin omalla paikkakunnallaan välttämätön tapaaminen joko työpajaamme edeltävänä tai seuraavana päivänä, eivätkä he olisi päässeet matkustamaan.

Työpajan tulokset olivat periaatteessa oikein hyvät: keskustelu oli vilkasta ja materiaalia syntyi fläppikaupalla. Osa asioista jäi käsittelemättä, mutta siihen olemme tottuneet. Vilkkaassa ryhmässä kun keskustelu rönsyilee väkisinkin. Lopputulosta valitettavasti hiukan vesitti se, etteivät kaikki sitten kuitenkaan olleet mukana. Ryhmän amerikkalainen jäsen joutui jäämään pois; hänen esimiehensä oli todennut, että heiltä lähetetään edustaja vain kaikkein välttämättömimpiin eurooppalaisiin tapaamisiin. Yksi keskieurooppalaisista työtovereista oli edellisenä iltana myöhästynyt jatkolennolta ja joutunut jäämään Kööpenhaminaan yöksi. Hän ilmestyi paikalle lounaan jälkeen, mutta meille muille tuli sellainen kuva, että hän ei enää siinä vaiheessa oikein päässyt keskusteluun mukaan.

Tämä syntytarina on itse asiassa kuvitteellinen, mutta voisi hyvinkin olla tosi. Virtuaalisen osallistamisen idea syntyi nimittäin oikeasti usean tekijän summana, joilla kaikilla oli yksi yhteinen nimittäjä: tehottomuus. Se näkyi eri organisaatioiden järjestämissä, kahden päivän "työpajoissa", joissa yksi kerrallaan puhui, ja muut kuuntelivat. Ja etäkokouksissa, joissa yksi kerrallaan puhui, muutama kuunteli, ja loput lukivat sähköpostia. Tietysti hyviäkin tapaamisia oli, varsinkin sellaiset, joiden vetäjä ja osallistujat olivat valmistautuneet kunnolla. Se näytti tehostavan erityisesti etäkokouksia. Kaikkein parhaimpia olivat yhteiseen tekemiseen keskittyvät, kunnolla johdetut ryhmätyötilanteet. Hajautetun organisaation realiteetit kustannussäästöohjelmineen saivat kuitenkin miettimään, että eikö näiden työtapojen tehokkuutta voisi vieläkin tehostaa – tekemällä niistä virtuaalisia?

Virtuaalinen osallistaminen

Ihmiset sitoutuvat asioihin, jotka he kokevat omikseen. Omaksi kokemista ei synny, ellei saa riittävästi osallistua itseään koskevien asioiden suunnitteluun ja käsittelyyn. Osallistumisen ja yhdessä tekemisen – käytännössä työpajojen ja ryhmätöiden – järjestäminen on kuitenkin sekä aikaa vievää että kallista, eikä siihen ole sen vuoksi aina varaa.

Osallistuminen onnistuu kuitenkin myös virtuaalisesti. Virtuaalisten työpajojen ja ryhmätöiden idea tarjoaakin verkostoille tai hajautetuille organisaatioille aivan uuden ulottuvuuden yhdessä tekemiseen.*)

Hyödyt

Kustannussäästöt ovat ilmeiset, kun osallistuminen voidaan virtuaalistaa. Mitä useampia osallistujia tarvitaan mukaan ja mitä etäämmällä he ovat toisistaan, sitä suuremmiksi säästöt kasvavat. Kokoonkutsuminen nopeutuu, kun kukin voi osallistua työpajaan istuen oman työpöytänsä ääressä. Matkustamisen vähentäminen lisää paitsi tehokkaan työajan myös käytettävissä olevan vapaa-ajan määrää, ja siten edistää organisaation tai verkoston jäsenten hyvinvointia. Myös tasa-arvo organisaation tai verkoston sisällä kasvaa, koska virtuaalitilassa kaikki ovat yhtä kaukana toisistaan – tai vastaavasti yhtä lähellä. Kahvipöytäkeskustelut tai yhteinen iltaohjelma toki jäävät pois, mutta sentyyppiseen yhdessäoloon voidaan panostaa tarvittaessa erikseen.

Kokemus virtuaalisista ryhmätöistä on osoittanut, ettei osallistumisen laatutavoitteista tarvitse tinkiä, vaikka sekä ajalliset että rahalliset säästöt ovat huimia. Virtuaalisesti tehtyjen ryhmätöiden tulokset ovat osoittautuneet vähintään yhtä hyviksi kuin vastaavalla menetelmällä perinteisesti tehtyjen, usein jopa paremmiksi. Tämä johtuu useista seikoista yhtä aikaa: 1) sekä hyvin fasilitoitu ryhmätyömenetelmä että virtuaalinen tilanne ohjaavat osallistujia keskittymään tiukasti asiaan, jolloin keskustelu ei pääse rönsyilemään, 2) tarkka aikarajoite edistää omalta osaltaan keskittymistä yhteisiin tavoitteisiin ja 3) muistiinpanot kirjoitetaan suoraan sähköiseen muotoon. Kirjoittaminen käy useimmilta näppäimistön avulla huomattavasti nopeammin kuin tussilla fläppitaululle, ja tekstin muokkaaminen ja jäsentely on aivan eri tavalla mahdollista. Tästä seuraa myös kaikkein suurin etu verrattuna perinteisiin ryhmätöihin: kun muistiinpanot ovat valmiiksi sähköisessä muodossa, niiden jatkotyöstäminen ja jakelu onnistuvat välittömästi työpajan jälkeen. Ei tarvitse keskustella siitä, kenen tehtäväksi fläppipapereiden puhtaaksikirjoittaminen jää.

Eri ajassa ja eri paikassa –tyyppisen työskentelyyn on tarjolla lukuisia sovelluksia. Niiden avulla on mahdollista saada vastaavia tulosten dokumentointiin liittyviä etuja. Samanlaista pysäyttävää "tehdään yhdessä, tässä ja nyt" vaikutusta niillä ei kuitenkaan itsestäänselvästi ole, ja osallistuminen voi jäädä heikoksi.

Virtuaaliset työpajat ja ryhmätyöt käytännössä

Suurin osa tähänastisista virtuaalisista työpajoista on järjestetty käyttämällä Innotiimin Ryhmämessut-työtavasta tehtyä virtuaaliversiota, mutta monia muitakin ryhmätyömenetelmiä voi pientä luovuutta käyttäen virtuaalistaa. Tärkeää on se, että työskennellään systemaattisesti; kokemukset ovat osoittaneet, että silloin pystytään häivyttämään monia virtuaaliseen työskentelyyn yleensä liittyviä yhteistyöongelmia. Esimerkiksi etäkokousosallistujien jakaminen joksikin aikaa puhelimessa aihetta keskenään pohtiviksi pareiksi voi jo saada suunnittelun liikkeelle ihan uudella tavalla.

Työn alla on myös virtuaaliversio Innotiimin BrainGrouping –työtavasta, joka keskittyy uusien innovaatioiden löytämiseen: jos etäällä toisistaan olevat asiantuntijat voivat lyhyelläkin varoitusajalla kokoontua yhteisiin, virtuaalisiin innovaatiopajoihin, voidaan uusien innovaatioiden syntyprosessia nopeuttaa ja laajentaa huomattavasti.

Virtuaaliset työpajat ja ryhmätyöt soveltuvat kaikkiin samoihin käyttötarkoituksiin kuin perinteisetkin, esimerkiksi osallistamiseen ja sitouttamiseen, luovaan ongelmanratkaisuun sekä yhteistoiminnalliseen oppimiseen ja kokemustenvaihtoon. Osanottajaryhmän on tosin oltava hiukan pienempi, mieluiten alle 20 henkeä. Toisaalta useiden rinnakkaisten etätyöpajojen järjestäminen on joustavaa ja vaivatonta, ja eri ryhmien tulosten yhteen hitsaamista voidaan kätevästi jatkaa muita etätyömenetelmiä käyttäen.

Käytettävät työvälineet ja sovellukset voivat vaihdella tarpeen mukaan. Tärkeää on se, että virtuaalissa kokoustiloissa on ääniyhteys puhelimen tai VOIPin välityksellä, mahdollisuus näyttää oman näytön sisältö muille (screen sharing), ja mahdollisuus tehdä muistiinpanoja. Tosin muistiinpanovälineeksi käy jopa sähköposti: sitä osaavat kaikki käyttää, ja muistiinpanojen jakelu on helppoa oman pienryhmän sisällä.

Virtuaaliset Ryhmämessut

Virtuaalisten Ryhmämessujen prosessi kulkee käytännössä seuraavasti. Kaikki "kokoustilat" ovat virtuaalisia. Kaikki osallistujat, myös fasilitaattori, istuvat siis omien tietokoneidensa ääressä. Aluksi kokoonnutaan samaan yhteiseen kokoushuoneeseen. Siellä fasilitaattori näyttää ohjeet omalta koneeltaan muiden näytöille samalla, kun hän puhelinkokouksessa kertoo, miten ryhmätyö on tarkoitus tehdä. Osallistujat jaetaan pienryhmiin, ja kullekin ryhmälle annetaan aihe. Lyhyen yksilömietintävaiheen jälkeen, jonka ajaksi osallistujat sulkevat puhelimensa ja virtuaalisen kokoushuoneen, kukin pienryhmä kokoontuu omaan kokoushuoneeseensa. Kaikki puhelinnumerot ja/tai linkit on lähetetty etukäteen tai koottu yhteiseen tietokantaan.

Ryhmätyön aluksi kukin pienryhmäläinen kertoo puhelinkokouksessa vuorollaan muille, mitä ajatuksia ja ideoita hänelle tuli mieleen mietintätuokion aikana. Kun koko kierros on käyty läpi, yksi ryhmäläisistä valitaan kirjuriksi. Hän avaa sovitun tekstisovelluksen ja ryhtyy tekemään keskustelusta muistiinpanoja: tarkoituksena on luoda ryhmän yhteinen näkemys yksilöiden mielipiteiden pohjalta. Virtuaalisen kokoushuoneen kautta muut ryhmäläiset pystyvät omalta ruudultaan seuraamaan muistiinpanojen syntymistä, aivan kuin seisoisivat yhteisen fläppitaulun edessä. Fasilitaattori puolestaan pystyy puhelinnumeroiden ja/tai kokoushuoneiden linkkien avulla kiertämään ryhmästä toiseen ja siten ohjaamaan ja tukemaan työskentelyä. Kun ryhmätyöhön käytettävissä oleva aika on kulunut umpeen, muistiinpanot jaellaan kaikille oman pienryhmän jäsenille sovitulla tavalla, minkä jälkeen kaikki saavat pitää omissa sijaintipaikoissaan hyvin ansaitun tauon.

Tauon jälkeen kokoonnutaan jälleen yhteiseen kokoushuoneeseen, jossa fasilitaattori jakaa ryhmät tietyn logiikan mukaisesti uusiin ryhmiin, ja antaa ohjeet ryhmätyön toista vaihetta varten. Sen jälkeen uudet ryhmät kokoontuvat niille osoitettuihin kokoushuoneisiin, joissa kukin niistä käy läpi jokaisen edellisen vaiheen ryhmätyön tulokset. Jokainen ryhmän jäsen esittelee vuorollaan oman alkuperäisen ryhmänsä aiheen ja muistiinpanot. Muut kuuntelevat, kysyvät ja täydentävät, ja lisäykset myös kirjoitetaan muistiin. Kaikki saavat siis osallistua jokaisen aiheen käsittelyyn. Kukin osallistuja joutuu myös vuorollaan sekä puhumaan että kuuntelemaan, jolloin totuttujen roolien merkitys keskustelussa vähenee.

Noin kahden ja puolen – kolmen tunnin työskentelyn lopuksi kokoonnutaan vielä yhteiseen kokoustilaan yhteenvetoa varten, jossa sovitaan, milloin ja miten työpajan tulokset jaetaan, ja miten ehdotusten priorisointi ja jatkojalostus hoidetaan.

Osallistujilta saatua palautetta

Osallistujien palautteen kolme tärkeintä kohtaa ovat yleensä olleet seuraavansuuntaisia: 1) "Ihanaa, ettei tarvinnut matkustaa (tätäkin keskustelua varten), 2) "Olipa mukavaa, että minulta kysyttiin", ja 3) "Osallistuminen pelotti aluksi, mutta tämähän olikin ihan helppoa!". Osallistujat ovat todenneet, että perusosaaminen eri etäkokousvälineiden käytössä on ollut tarpeen, mutta niitäkin suurempi merkitys on ollut yhteistyö-, viestintä- ja keskittymistaidoilla. Mielenkiintoista on ollut se, että vaikka useat osallistujat ovat raportoineet ilmeiden ja eleiden puuttumisen vaikeuttaneen heidän viestintäänsä jonkin verran, jokaista näin ajattelevaa kohden on löytynyt vähintään yksi sellainen, jonka mielestä on ollut huomattavasti helpompi sanoa oma mielipiteensä "näkymättömänä".

Pätevän fasilitaattorin merkitys virtuaalisessa työskentelyssä on vielä suurempi kuin silloin, kun ryhmätyöt tehdään yhdessä ja samassa paikassa. Useat osallistujat ovatkin peilanneet onnistumisen kokemuksensa siihen, kuinka "turvallinen" olo heillä on ollut fasilitaattorin ohjauksessa. Hukkaanjoutumisen pelko on tietysti helposti sitä suurempi, mitä vieraampia käytetyt tekniset välineet ovat. Siitä syystä onkin tärkeää, että virtuaalisia työpajoja ja ryhmätöitä voi joustavasti toteuttaa ko. organisaation jo käytössä olevilla etäkokousvälineillä, eikä virtuaalisen osallistamisen prosessia ole sidottu mihinkään tiettyyn ohjelmistoon tai sovellukseen.

*) Idea on toistaiseksi niin uusi, ettei sitä ole vielä kokeiltu käytännössä kuin muutamassa organisaatiossa. Suurin osa käyttäjäkokemuksista on saatu yhden globaaleilla markkinoilla toimivan, suuren suomalaisen yrityksen sisältä.

Lisätietoa liitteistä: