Tiedon portaat - Porin kaupungin henkilöstön tietotekniikkakoulutus

1 Yleistä

Porin kaupunki on kartoittanut säännöllisesti henkilöstönsä koulutustarpeita. Kokemusten ja vuonna 2001 suoritetun kartoituksen perusteella kaupunki päätti parantaa ja yhtenäistää henkilöstönsä tietotekniikan osaamistasoa 3-vuotisella koulutusprojektilla, joka nimettiin Tiedon portaiksi. Projekti alkoi keväällä 2002 ja päättyy vuoden 2004 lopussa. Koulutusohjelman tavoite on tarjota ja ohjata tietotekniikan koulutusta koko tietotekniikkaa käyttävälle henkilöstölle. Koulutus tähtää työvälineohjelmien hyvään yksilötason hallintaan ja sen hyödyntämiseen kaikessa kaupungin toiminnassa kaikilla tasoilla.

2 Koulutuksen portaat

Aluksi kartoitettiin henkilöiden osaamistasot kaikissa hallintokunnissa, ja sen pohjalta määriteltiin henkilökohtaiset koulutustarpeet. Koulutusta on aikaisemmin järjestetty hallintokuntien kysynnän mukaan - kurssi tiettyyn tarpeeseen. Kokonaisuutta ei ole kuitenkaan kartoitettu aikaisemmin vastaavalla tavalla. Koulutuksen järjestäminen tehtiin myös systemaattisemmin kuin ennen. Projektin portaita ovat: lähtötasotesti, esimiehen haastattelu, kurssit tasoryhmittäin, kiireellisyyskriteeri, tukihenkilö oppitunneilla, kertauskurssi, verkkokoulusta jatko-oppia.

2.1 Lähtötasotesti

Lähtötasotestissä henkilö vastaa kysymyksiin, joiden perusteella saadaan arvio, miten hyvin hän osaa kaupungin kuusi perusjärjestelmää. Samalla käyttäjä kertoo, mitä järjestelmiä hän käyttää työssään, mihin nykyisistä järjestelmistä hän kaipaa koulutusta ja mitä uutta olisi tarve opiskella.

2.2 Esimiehen suorittama haastattelu

Lähtötasotestin jälkeen käyttäjä keskustelee esimiehensä kanssa, millaisia tietoteknisiä valmiuksia hänellä pitäisi olla, mitä osa-aluetta pitäisi kehittää ja olisiko syytä opetella uusia järjestelmiä. Lähtötasotestin ja haastattelun perusteella tehdään henkilökohtainen koulutussuunnitelma, joka sisältää tiedot tarvittavista kursseista, käyttäjän tasosta ko. sovelluksessa sekä kuinka pian kurssia tarvitaan.

Koulutustarpeet kerättiin yhteen hallintokunnittain. Hallintokunnat voivat esittää toiveita, haluavatko saman osaston ihmisiä samaan aikaan kurssille vai onko helpompi, että työpisteestä on vain yksi henkilö kerrallaan koulutuksessa. Työn luonne ohjaa toimintatapaa. Usein kurssilaisille on hyötyä siitä, että työkaveri on yhtä aikaa kurssilla. Käytännössä tämä ei aina kuitenkaan onnistu, koska työpisteen normaali toiminta ei saa häiriintyä liiaksi henkilöiden ollessa koulutuksessa.

2.3 Kurssit tasoryhmittäin ja kiireellisyys

Käyttäjät kutsutaan kursseille tasoryhmittäin ja henkilökohtaisesti. Näin kurssille pyritään samaan taidoiltaan samantasoisia käyttäjiä, jolloin lähtötaso voidaan paremmin huomioida ja oppiminen tapahtuu tehokkaammin. Kurssin pituus on joko 1x4 tuntia tai 2x4 tuntia. Päivät ovat pääsääntöisesti samalla viikolla; joka tapauksessa enintään viikon päässä toisistaan. Kokopäiväisten kurssien oppimisteho laskee iltapäivällä ja siksi kurssien maksimipituudeksi kerralla sovittiin neljä tuntia. Kurssipaikat ovat kaikki Porissa, joten kulkeminen tai matkaan kulutettava aika ei ole ongelma. Kiireellisyys, eli toive siitä, kuinka pian kurssille pitäisi päästä, on kriteerinä yhtä tärkeä kuin samantasoisuus valittaessa kurssin kokoonpanoa.

2.4 Tukihenkilö oppitunneilla

Tiedon portaita varten koulutettu tukihenkilö, tuhe, valitsee samantasoiset käyttäjät kursseille. Hän myös seuraa opetusta ja kurssilaisten toimintaa luokassa. Jos jonkun kurssilaisen kone temppuilee tai opiskelija putoaa opetuksen tahdista, tuhe menee auttamaan. Näin kukaan hiljaisempikaan ei jää kurssista jälkeen ongelmien takia. Kokemukset ovat hyviä ja kurssilaiset ovat oppineet vinkkaamaan tuhen paikalle ongelmatilanteessa.

2.5 Kertauskurssi

Kunkin kurssin lopuksi annetaan harjoitustehtäviä kotitehtäviksi. Näillä testataan opittuja taitoja. Harjoitukset käydään läpi puolen päivän mittaisella kertauskurssilla, joka pidetään noin 4-6 viikon kuluttua varsinaisen kurssin jälkeen. Harjoituksien apuna voi käyttää kurssimateriaalia ja kertaustilanteessa tuhe on opastamassa.

Kertauksessa voi myös kysyä sovelluksen käytöstä omissa työtehtävissä. Käyttäjiä aktivoidaan miettimään, miten kurssin opit voi soveltaa omaan työhön ja kehittää työtapojaan. Kertauksessa kuulee toisten kokemuksia ja niitä on mahdollista käyttää hyväkseen.

2.6 Verkkokoulu – itseoppimista työn ohella

Porin kaupungin intranettiin on tehty koulutusmateriaalia verkkokäyttöä varten henkilöstön työssään käyttämistä työvälineohjelmista. Verkkomateriaalia voi käyttää itseopiskeluun ja kurssien materiaalina. Verkkokoulussa voi opiskella itsenäisesti siten, että käy koko materiaalin läpi suunnitellussa järjestyksessä. Tällöin materiaali ohjaa opiskelujärjestystä.

On paljon käyttäjiä, jotka hallitsevat työvälineohjelmien perusasiat hyvin. He tuntevat, etteivät tarvitse kurssitusta. Kurssista saattaakin olla valtaosa tuttua asiaa ja tuntuu turhalta istua monta tuntia vain jonkun pienen tiedon takia. Verkkokoulu pyrkii antamaan tällaisille käyttäjille mahdollisuuden ottaa itse asiasta selvää. Verkkokoulua voi kukin käyttää silloin, kun tarvitsee uutta tietoa ja kun opiskelu parhaiten sopii hänen työrupeamaansa.

Toisaalta käydyn kurssin jälkeen verkkokurssin avulla voi hyvin kerrata oppimaansa tai etsiä asiaa, joka on päässyt unohtumaan. Verkkokoulun sisällysluettelo ja pikaohjeet auttavat löytämään tarvittavan asian.

Verkkokoulun sisältö on sama kuin luokkaopetuksen pisimmälle menneet kurssit, mutta sitä on tarkoitus laajentaa ja syventää. Tällöin se voi palvella paremmin niitäkin käyttäjiä, jotka eivät ole kursseja tarvinneet, mutta haluavat parantaa osaamistaan.

3 Organisointi

Projektia ideoimaan perustettiin 6 asiantuntijan ohjausryhmä, jossa oli edustus henkilöstöosastolta, suurista hallintokunnista, tietohallinto-osastolta ja projektille koulutuspalveluja tuottavista oppilaitoksista. Ideointivaiheen aikana kuultiin ja informoitiin kaupungin virasto- ja osastopäälliköitä. Ohjausryhmästä valittiin projektipäällikkö tekemään käytännön organisointia hankkeen toteutumiseksi.

Hallintokunnista nimettiin 8 tukihenkilöä (tuhea), joille jaettiin vastuualueet. Yhden tuhen vastuualue on yksi tai useampi hallintokunta käyttäjämäärästä riippuen. Projektin aluksi koulutettiin vetäjä ja tuhet toimimaan tehtävissään koulutettavien tukena. Tuhet keräävät vastuualueensa kurssitarpeet, valitsevat sopivia ryhmiä koulutettavista, sovittelevat koulutuspäiviä, kun ensimmäinen ehdotus ei aina allakkaan sovi, ovat mukana kaikissa koulutuksissa tukena, pitävät kertauskoulutuksen ja antavat henkilökohtaista tukea, kun sitä tarvitaan. Tuhet ovat olleet myös mukana verkkokoulun luomisessa.

Koulutusta pidetään 3 eri oppilaitoksessa Porissa. Sähköposti- ja kalenterikoulutus järjestetään kaupungin omin voimin tietohallinnossa ja terveysvirastossa. Kaikki kurssit on suunniteltu yhteistyössä oppilaitosten kanssa. Koulutuksissa on huomioitu kaupungin erityispiirteet esim. talletuspaikat tai mallipohjat.

4 Saavutetut tulokset

Osaamis- ja tarvekartoituksen jälkeen koko kaupungin koulutustarve koottiin yhteen. Todettiin, että opetusta tulisi järjestää noin 4000 koulutettavalle. Tämä jaettiin kolmelle vuodelle siten, että ensimmäinen kevät oli koulutusmäärältään pienin, koska tuhet olivat itse koulutuksessa 4 kuukautta. Kevääseen 2004 mennessä on pidetty kursseja seuraavasti:

Sovellus Kurssien lkm Kurssilaisten lkm

Windows 50 746
Word 52 760
Excel 39 594
PowerPoint 24 342
Internet 38 565
Sähköposti, kalenteri(Tiimi) 60 517

Yhteensä 263 3524

Suunnitelma syksylle 2004: kursseja 58, joissa oppilaita noin 750. Tavoite 4000 koulutettua näyttäisi näin tulevan täyteen.

4.1 Kurssilaisten suhtautuminen

Kurssilaisilta on saatu kiitosta erityisesti siitä, että eri koulutustilanteessa on mukana tuttu ja turvallinen tuhe, jota voi pyytää auttamaan. Se on helpottanut myös opettajan työtä. Hänen ei ole tarvinnut arvata ja kysellä, ovatko kaikki mukana, ja toisaalta yhden yksittäisen oppilaan ongelmat eivät ole keskeyttäneet opetusta.

Kertauskurssien järjestämisestä saatu palaute on ollut pelkästään positiivista. Harjoitustehtäviä kaikki eivät ole ehtineet tehdä, mutta se ei ole ollut este kertaukseen tulemiselle. Kertauksessa moni on sisäistänyt oppimansa. Itse tekemällä ja uudelleen miettimällä hän on vasta ymmärtänyt, miten asiat tehdään tai mitä hyötyä taidosta on juuri hänen työssään. On pyydetty, että kertauksia voisi olla esim. vuosittain. Kertauksissa on myös virinnyt vilkas keskustelu työtavoista ja keskustelujen pohjalta näitä on voitu yhtenäistää osittain olemassa olevilla ohjeilla, osittain luomalla uusia ohjeita työn helpottamiseksi.

Koulutuksiin henkilöstö on lähtenyt mielellään. Jos ensimmäiseksi tarjottu päivämäärä ei ole sopinut, moni on erikseen maininnut, että hän on halukas tulemaan toisella kerralla – pyytäkää uudestaan.

4.2 Päämäärät ja niiden saavuttaminen

Oppimisen lisäksi projektin tarkoituksena on ollut lisätä innostusta tietotekniikkaa kohtaan. Onkin huomattu yleisen suhtautumisen tietotekniikkaa kohtaan muuttuneen myönteisemmäksi. Puskaradio on levittänyt hyvin tietoa koulutuksista ja saadusta opista. Samalla into ja kiinnostus uusia asioita kohtaan on lisääntynyt. Osataan ottaa selvää entistä paremmin. Oman tuhen lisäksi kysymyksillä on voinut kääntyä kurssien opettajien puoleen. Yllättävästi projektin aikana kysymysten vaikeusaste on noussut. Vastaaja ei ole aina päässyt helpolla.

Selkeästi on havaittu, että halutaan oppia uutta, mietitään omaa työnkuvaa ja sen kehittämistä. Osaamisen ylläpito on kehittynyt itseohjautuvaan suuntaan: henkilö ei odota kurssitukseen pääsyä joskus tulevaisuudessa vaan hän opiskelee aktiivisesti laajentaakseen tietotaitojaan työtehtävän mukaan.

Kaiken päämäärä on se, että pystytään palvelemaan paremmin hallinnossa asioivia asiakkaita ja organisaation sisällä muita hallintokuntia. Käyttäjien yhtenäisempi osaamistaso on osaltaan parantanut vuorovaikutusta hallinnon sisällä. Työvälineohjelmien hallinta helpottaa omaa päivittäistä työskentelyä ja samalla auttaa työtehtävien tavoitteiden saavuttamisessa.