Arki on muutoksista hankalin

Mitä tapahtuu sitten, kun hihat on kääritty ja lähdetty muutoksen pyörteisiin arjen keskellä? Asia on erityisen ajankohtainen nyt, kun tietoyhteiskuntaneuvosto on julkaissut raporttinsa tieto- ja viestintätekniikan tuottavuushyödyistä. Otan esimerkin omasta elämästäni.

Päällekkäistä työtä

Tietoyhteiskuntaohjelman toimistossa tekemäni kahden vuoden suunnittelijan työn jälkeen aloitin vuoden alusta tiedottajana valtioneuvoston viestinnässä. Tehtäväni on tiedottaa - ei miettiä tieto- ja viestintätekniikan tuottavuusvaikutuksia. Vanha näkökulma oli kuitenkin jäänyt päälle, kun jo ensimmäisen työpäivän jälkeen kauhistelin valtioneuvoston päätöksiin liittyvän tiedonkulun kankeutta.

Kaikkien ministeriöiden yhteinen valtioneuvoston istuntoasioiden tietokanta PTJ eli Päätöksentekojärjestelmä toimii vain valtioneuvoston sisällä, vaikka esimerkiksi lakiesitykset jatkavat matkaansa eduskuntaan, käyvät siellä eri valiokuntien käsittelyssä ja muutokset palaavat ministeriöihin edelleen presidentin esittelyä varten. Valtioneuvostossa toimii PTJ ja eduskunnassa samaa lakiesitystä pyöritetään oman tietokannan Faktan avulla.

Valtioneuvoston sisälläkään ei vältytä päällekkäiseltä työltä esimerkiksi minun työpaikassani, päätöstiedottamisessa, jossa PTJ:stä otetaan paloja ja muokataan tiedotuksen tarpeisiin. Joitain keskeisiä tietoja jopa kaivetaan työläästi pdf-dokumenttien sisältä. Tämä ei tunnu kovin vakavalta, kun sen tekee kerran, mutta meidän työpaikassamme moinen tapahtuu viikoittain muutamalla kymmenellä, jopa sadalla kerrottuna. Lisäksi pidämme yllä erillistä istuntojen päätöstietokantaa, koska sellainen on laissa säädetty pidettäväksi. Jalo periaate saman tiedon tallentamisesta vain yhteen kertaan ei vielä toteudu.

Tuottavuus tietoyhteiskuntaneuvoston raportissa

Tietoyhteiskuntaneuvosto on kokouksissaan ottanut toistuvasti esiin tieto- ja viestintätekniikan avulla aikaan saadun tuottavuuden kasvattamisen. Asia pohditutti niin, että tuottavuus-teema päätettiin ottaa tietoyhteiskuntaneuvoston toisen raportin aiheeksi. Mitä enemmän aihetta tutkittiin, sitä haastavammaksi tehtävä kävi. Jo alussa tuli selväksi, että pelkät panos-tuotos-laskelmat eivät tähän raporttiin tulisi riittämään.

Työssä keskeiseksi elementiksi nousi tieto- ja viestintätekniikan tuottavuusvaikutusten ja toimintatapojen välinen yhteys. Laitteiden ja lisenssien ostaminen ei riitä, jos meno jatkuu vanhaan malliin. Lisäksi olisi päästävä kiinni niin sanotun hiljaisen pääoman puoliin, joita ei nykytuottavuusmittareilla juuri mitata: inhimillisen pääoman ja suhdepääoman puoliin.

Prosessi ja rakenteistaminen

Arkeni päätöstiedottamisessa jatkukoon. Onneksi on edes nykyinen PTJ. Aikaisemmin päätösasioiden logistiikka oli vieläkin hurjempi, kun monistuskone vinkui, papereita kiikuteltiin moninkertaisesti enemmän ja esittelijät joutuivat odottelemaan vuoroaan istuntosaliin ulkopuolella yksinkertaisenkin asian takia.

Olin viime vuoden elokuussa Kunta-TIME-työn valmistelijoiden kanssa tutustumassa Irlannin sähköisen asioinnin ratkaisuihin julkishallinnossa. Siellä valtioneuvoston päätöstiedottamisen järjestelmässä oli kaksi kullanarvoista oivallusta. Päätöstiedottamisen järjestelmää käytettiin prosessin alusta lähtien, jolloin virkamies aloitti jo lakiesityksensä ensimmäisen version kirjoittamisen järjestelmään. Tällöin ministeriöiden välinen lausuttaminen ja ryhmätyöskentely tapahtuivat samassa järjestelmässä. Toiseksi teksti luotiin kokonaan rakenteistetulle xml-lomakkeelle, jolloin erilaisten palojen julkaiseminen erilaisiin käyttötarkoituksiin sujui kitkattomasti. Jos moiset asiat toimivat hyvin vielä käytännössä, mitä meille kovasti vakuutettiin, mikä estäisi pyrkimästä samaan myös meillä.

On meillä sentään hyväkin esimerkki, jossa Irlannista tuttu prosessimalli on toiminut jo pitkään. Eu-asiakirjojen järjestelmässä Eutorissa ministeriöt laativat kansalliset asiakirjat suoraan järjestelmään ja asiakirjojen käsittely eri ministeriöissä hoituu käyttöoikeuksien avulla. Myös eduskunta kirjaa Eu-asioita koskevia asiakirjojaan tähän yhteiseen tietokantaan.

Olen tietoyhteiskuntaneuvoston raportin kanssa samaa mieltä siitä, että tieto- ja viestintätekniikan tuottavuushyötyjen tavoittelemisessa ei oikeastaan puhuta tekniikasta. Uudistus kun vaatii aina koko yhteisön toimintatavan muutosta. Ja siinä ei muutetakaan koneiden vaan ihmisten tekemisiä. Arki on muutoksista hankalin – vaan ei mahdottomin.

Päivi Mutanen-Pirttilä
tiedottaja, tietoyhteiskuntaneuvoston toisen raportin tuottaja
valtioneuvoston viestintäyksikkö