Sähköisen laskutuksen pykäliä meillä ja muualla

Yksi suurimmista keskustelun aiheista on direktiivin vaatimus digitaalisten allekirjoitusten käytöstä laskuilla. Hyvin moni Euroopan maa vaatii allekirjoituksia sähköisille laskuille, mutta tätä vaatimustahan siis ei ole Suomessa. Tekniikka sähköisten allekirjoitusten käyttöön ei vielä ole kovin kypsää, joten toimijat ovat joutuneet painiskelemaan allekirjoitusratkaisujen kanssa. Kuten syyskuussa tehdyssä eurooppalaisessa Service Provider -kyselyssä yksi vastaaja hyvin toteaa: ‘Electronic signature and PKI type technologies seem to be an obstacle for rapid widening of eInvoicing’.

CEN:in (European Committee for Standardization) eInvoice työryhmässä pyritään direktiivin pohjalta luomaan yleisiä eurooppalaisia suosituksia. Eurooppalaisessa työryhmässä törmää usein ajatuksiin, joita suomalaisesta näkövinkkelistä on kovin vaikea ymmärtää.

Luottamus

Ensimmäinen erilaisuus tulee siitä, miten eri maissa yleensä ottaen suhtaudutaan luottamukseen. Suomessa lähdetään siitä, että toimijoihin luotetaan kunnes joku toisin osoittaa, jolloin luottamus tietysti menee. Monissa maissa taas lähtökohta on se, että kaikki ovat konnia - no ainakin epäluotettavia -  ja siksi turvallisuus- ja auditointijärjestelmien pitää olla tiukalla tasolla. Tämä ero synnyttää todella erilaisia vaatimuksia, myös sähköisille laskuille.

Järjestelmäinfra

Toinen erilaisuus tulee järjestelmistä: mitä on sähköinen laskutus, minkälaisia järjestelmiä käytetään ja minkälaiseen infraan ne pohjaavat. Tämän tajuaminen auttaa jonkin verran myös ymmärtämään eri maiden vaatimuksia. Keski- ja Etelä-Euroopassa on tyypillistä lähettää laskuja sähköpostin liitteenä, tekniikka,  jota ei Suomessa juurikaan käytetä. Eli laskuja tupsahtelee sähköpostitse keneltä sitten tupsahteleekin. Suomalainen verkkolaskuinfra, jossa tiedostoja lähetetään vankkaan EDI- ja maksuliikennekokemukseen perustuen, sisältää aivan eri tasoiset turvaratkaisut ja sopimuskäytännöt.

Kun sitten tämän perusteella käy edelleen ihmettelemään, onko suomalainen verkkolaskutus sitten oikeastaan EDIä (direktiivihän tekee eron EDI:n ja muun sähköisen laskutuksen välillä), törmää uusiin keskusteluongelmiin. Keski-Euroopassa näet palveluoperaattorimallia ei oikeastaan tunneta vaan liikenne hoidetaan suoraan kahden kumppanin välillä ja kirjattuihin sopimuksiin perustuen. Hyvin erilainen malli siis suomalaiseen verrattuna, mitä direktiivin laatija tuskin on ajatellut. EDI-laskutusta käytettäessä moni maa vaatii vielä varmistukseksi erillisen paperisen yhteenvedon lähetetyistä laskuista.  Tämä ratkaisu ei äkkiä tunnu tehokkaalta eikä niin sähköiseltäkään.

Laskujen arkistointi

Laskut pitää kirjanpitomateriaalina arkistoida säännösten mukaan. Monessa maassa vaaditaan säilytettäväksi se muoto, missä lasku alunperin saapui vastaanottajayritykselle (taas pitää mainita, että Suomessa tällaista vaatimusta ei ole). Jos lasku saapui sähköisenä, tiedosto pitää säilyttää. Jos lasku saapui paperilla, paperi on säilytettävä. Etenkin viimeksi mainittua ovat skannausta käyttävät organisaatiot kovasti arvostelleet, siitähän seuraa laskujen tupla-arkistointi. Tiedostoja nykyään mahtuu tietokoneiden kovalevyille, se ei sinänsä liene ongelma. Joskus vaan tulee mieleen, kuka onnekas sitten niitä EDIFACT-sanomia lukee sieltä levyn nurkalta, aivan jokainen ei siihen kyllä pysty. Ja näitä varmistuksia varmaan käytetään sitten, kun tarkastetaan, ettei vastaanottaja ole muuttanut tietoja paperilta tai sanomalta järjestelmään - niinkö?

Miksi?

Mistä päästäänkin peruskysymysten ääreen. Auttavatko nämä kaikki vaatimukset siihen, mihin tarkoitukseen ne on alunperin ajateltu? Arvonlisäverodirektiivillä pyrittäneen siihen, että laskuilla esitetty arvonlisäveron määrä on oikein ja verot siten maksetaan oikein. Kuinka paljon turvallisuutta lisää se, että keskieurooppalainen yritys tekee virallisen ilmoituksen viranomaiselle etukäteen siitä, että käyttää sähköistä laskutusta? Eli palatakseni alkuun, olkaamme tyytyväisiä siitä, että Suomessa meillä on hyvät lainsäätäjät ja pykälät. 

Heli Salmi
Coordinator (Expert Services), Elma Electronic Trading

Kirjoittaja on Sähköinen liiketoiminta, sähköiset palvelut ja sisällöt –jaoston jäsen

* Arvonlisädirektiivi: 2001/115/EC

Seuraavaksi tietoyhteiskuntaneuvoston jaostoista kolumnivuorossa on koulutus-, tutkimus- ja tuotekehitysjaosto. Uusi kolumni julkaistaan 29.11.2005.