Juhani Tikkanen: Asiakirjan digitaalinen elinkaari vaatii suunnittelua

Tähän haasteeseen vastaa arkistolaitoksen digitaalisten asiakirjojen pitkäaikaissäilytyksen kehittämishanke SÄHKE. Hankkeessa kehitetään sähköisten tietoaineistojen käsittelyn ja säilyttämisen periaatteita, metodeja ja käytäntöjä. Siinä on mm. määritelty viranomaisten integroiduille asianhallintajärjestelmille asetettavia asiakirjahallinnon ja arkistotoimen vaatimuksia. Tämän vuoden aikana kirjoitetaan määritysten pohjalta julkishallinnon sähköistä säilyttämistä ohjaavat normit ja jatketaan sähköisen aineiston vastaanotto- ja palvelujärjestelmän kehittämistä (www.narc.fi/sahke).  

Elinkaari suunniteltava jo kirjoitusvaiheessa

Arkistolaitokselle (www.narc.fi) on arkistolaissa (831/1994) annettu valtuudet määritellä, mitkä asiakirjat ja tiedot kuuluvat kansalliseen kulttuuriperintöön tai muuten ovat pitkän aikaa tai pysyvästi säilytettäviä sekä päättää niiden lopullisesta säilytysmuodosta. Arkistolaitoksen näkökulma hallinnon tuottamiin asiakirjoihin ja tietoaineistoihin perustuu elinkaariajatteluun, jonka mukaisesti tietojen käsittely ja säilyttäminen elinkaaren eri vaiheissa tulee suunnitella jo niiden luomisvaiheessa.

Jotta organisaatio kykenee kokonaisvaltaiseen tiedonhallintaan, sillä tulee olla ajantasaiset tiedot sen tietovarannoista ja käsittelysäännöt sille. Välineen tähän tarjoaa julkishallinnolle pakollinen arkistonmuodostussuunnitelma (www.narc.fi/ams-opas). Myös julkisuuslaki korostaa arkistonmuodostussuunnitelman merkitystä.

Toiminta tekniikkaa tärkeämpi

Sähköisessä toimintaympäristössä korostuvat, osin jopa tietoteknisiä kysymyksiä enemmän, toiminta- ja tukiprosessien suunnittelu sekä niihin liittyvät toimenpiteet. Useat asianhallintaan liittyvät tukiprosessit ovat koko julkishallinnolle yhteisiä, vaikka niitä ei tähän saakka ole tästä näkökulmasta juurikaan tarkasteltu. Tämä on johtanut usein myös siihen, että esimerkiksi sähköisen asioinnin ja niitä tukevien sovellutusten kehittämisessä palvelujärjestelmien ja –ketjujen liittäminen taustajärjestelmiin ja –prosesseihin on jäänyt keskeneräiseksi niin toiminnallisesti kuin teknisestikin.

Tietojen eheyden ja alkuperäisyyden turvaaminen edellyttää, että jo järjestelmien suunnittelu- ja käyttöönottovaiheessa järjestelmiin sisältyvien tietojen käsittely sekä niiden säilytysajat ja -muodot on suunniteltu ja että järjestelmien ominaisuudet mahdollistavat mm. tarpeettoman tiedon hävittämisen. Tiedon käytettävyyden ja taloudellisuuden kannalta oikea-aikainen, tehokas ja asianmukainen tarpeettoman tiedon hävittäminen sekä toisaalta pysyvästi säilytettävän tiedon säilymisen turvaaminen on ensisijaisen tärkeää.

Näkökulma ei ole ristiriidassa tietohallinnon muun ohjauksen kanssa. Se vastaa myös kansalaisten ja yhteiskunnan intressejä. Hallinnon ydintoimintoja tukevien tietojärjestelmien kehittämisen lähtökohtana tulee olla digitaalisen tiedon käytettävyyden ja säilymisen turvaaminen myös pitkällä aikavälillä.

Arkistolaitos pitää huolta koko maan asiakirjahallinnosta

Arkistolaitos on julkisen hallinnon asiakirja- ja tietohallintoa ohjaavista viranomaisista ainoa, jolla on koko maan kattava organisaatio ja näin ollen myös kokonaisnäkemys sekä valtion- että kunnallishallinnon asiakirjahallinnon tilanteesta. Yhteiskunnan näkökulmasta arkistolaitoksen toimesta tapahtuva eri organisaatioiden asiakirjatuotannon kokonaisvaltainen tarkastelu auttaa havaitsemaan mahdolliset päällekkäisyydet asiakirjojen ja tietojen säilyttämisessä, mutta turvaa kuitenkin riittävän ja esimerkiksi ajallisesti ja alueellisesti kattavan kuvan säilymisen yhteiskunnan ja tutkimuksen tarpeisiin.

Digitaaliseen arkistointiin liittyen arkistolaitoksen tulee olla jatkossakin mukana kehittämässä yhteisiä rajapintoja ja standardeja, jotta erilaisista tietojärjestelmistä voidaan mahdollisimman vaivattomasti siirtää asiakirjallista tietoa arkistolaitoksen digitaalisen aineiston vastaanotto- ja palvelujärjestelmään (VAPA). Järjestelmä, johon liittyviä perusvalmiuksia ollaan parhaillaan luomassa, tulee tarjoamaan kustannustehokkaan ratkaisun julkishallinnon digitaalisen aineiston pysyvään säilyttämiseen. Tämä edellyttää kuitenkin viranomaisten sitoutumista arkistolaitoksen määrityksiin ja sitä, että arkistolaitokselle taataan riittävä rahoitus ja muut voimavarat järjestelmän kehittämiseen ja sen ylläpitoon.

Juhani Tikkanen
yksikön johtaja
Kansallisarkisto, Asiakirjahallintoyksikkö

Kansallisarkisto järjestää Sähke-hankkeen tuloksista seminaarin 21.4.2005.