Raimo Vaalasranta: Käytännön kokemuksia liiketoiminnan sähköistämisestä

Yhdeksällä kymmenestä pienestäkin yrityksestä on käytettävissään tietokone ja yhteys Internetiin.Verkkoyhteyksien puute ja hitaus, ohjelmistojen ja palvelimien rajallinen skaalautuvuus ja muut tekniset haasteet ovat jääneet taakse parin viimeisen vuoden aikana. Tämä on tullut selvästi esille ProCountorin toiminnassa. ProCountor International Oy on yritys, joka tarjoaa asiakkailleen taloushallinnon kaikki osa-alueet kattavan palvelun Internet-yhteyden kautta (vrt. nettipankit).

Edellytyksiä sähköisen liiketoiminnan käyttöönotolle

Tietoyhteiskuntaneuvoston raportista käy ilmi, että organisaatioiden sisäiset liiketoimintaprosesseja tukevat tietojärjestelmät ovat vertailumaita yleisempiä Suomessa, mutta organisaatioiden välinen järjestelmien integrointi ei ole edennyt muita maita nopeammin. Tietoyhteiskuntakehityksen ja sen tuottavuustavoitteiden saavuttamiseksi voidaankin keskittyä sellaisten palveluiden luomiseen, jotka helpottavat organisaatioiden välisen tietojensiirron ja -käsittelyn automatisointia sekä samalla tukevat organisaatioiden sisäisten prosessien sähköistymistä ja työn tuottavuuden parantumista. Tähän on Suomessa erinomaiset mahdollisuudet erityisesti taloushallinnon alueella sähköisen maksamisen standardien yleisyyden ansiosta.

Taloushallinnon prosessien automatisointi on ollut mahdollista, koska pankit ja viranomaiset ovat edistäneet  sähköistä asiointia, maksamista ja laskutusta. Näiden panostusten vaikutus on alkanut näkyä  myös sähköisten taloushallintopalveluiden kysynnän selvänä kasvuna vuoden 2004 aikana. ProCountorin kohdalla pääministerin tietoyhteiskuntapalkinnon saaminen on myös selvästi lisännyt yritysten kiinnostusta palveluamme kohtaan. Tässä yhteydessä onkin helppo yhtyä raportin näkemykseen siitä, että liiketoiminnan sähköistymisen veturina tulee lähivuosina toimimaan nimenomaan laskutuksen ja taloushallinnon sähköistyminen.

Kuten raportissa todetaan, organisaatioiden välinen yhteistyö ja yhteisten standardien sekä pelisääntöjen luominen on välttämätön edellytys organisaatioiden välisen liiketoiminnan sähköistymiselle. Koska yhteisiä pelisääntöjä ei vielä ole, yksittäisen yrityksen on tällä hetkellä erittäin vaikea pitää huolta järjestelmiensä yhteensopivuudesta koko ajan kasvavaan joukkoon yhteistyökumppaneiden järjestelmiä – liiketoiminnan sähköistämisen hyödyt jäävät monelta saamatta. Omalta osaltamme olemme lähteneet siitä, että palvelun tuottaja huolehtii tämän monimutkaisuuden hallinnasta asiakkaidensa puolesta. ProCountor-palvelu  sisältää valmiina pankki- ja viranomaisyhteydet, verkkolaskuyhteydet, laite- tai ohjelmistopäivitykset, varmistusten ja arkiston hoidon jne. Tämä mahdollistaa sen, että pienetkin yritykset pääsevät hyödyntämään liiketoiminnan sähköistymisen edut. ProCountorilla onkin asiakkaita yhden hengen yrityksistä lähes 200 hengen yrityksiin.  

Raportin laatijat kiinnittivät huomiota myös  organisaatioiden kypsyyteen omaksua sähköisen liiketoiminnan käytäntöjä. Kokemustemme mukaan organisaatioiden halu pitäytyä vanhoissa, turvallisiksi koetuissa toimintamalleissa on tällä hetkellä suurin liiketoiminnan sähköistymistä hidastava tekijä. Halukkaimpia uuden toimintamallin omaksujia ovat uudet yritykset sekä palvelu- ja tietotekniikkayritykset – hitaimpia  perinteiset alat ja julkiset organisaatiot.

Sähköisen liiketoiminnan hyödyt organisaatioille

Palvelujen sähköistyminen muuttaa yhtä hyvin niiden tuottajan kuin käyttäjänkin elämää. Nettipankki on avannut mahdollisuuden hoitaa pankkiasiat milloin ja missä vain, kunhan Internet-yhteys on saatavilla. Siirtyminen sähköiseen asiointiin pankkitoiminnassa ei ollut helppo, mutta saavutetut edut ovat kiistattomat. Palvelujen käyttäjät saavat entistä parempaa palvelua, helpommalla ja halvemmalla. Siirtyminen sähköiseen laskutukseen ja taloushallintoon tuo samankaltaisen muutoksen yritysten toimintaan. Esimerkiksi yrityksen taloudellista tilannetta voidaan seurata ajantasaisena paikasta ja ajasta riippumatta.

Palvelujen sähköistyminen antaa kokonaan uusia mahdollisuuksia myös työntekijöille. Vanhat työprosessit voidaan suunnitella uudelleen; osa työketjusta voidaan tehdä vaikkapa Helsingissä, osa Oulussa, osa Jyväskylässä. Myös etätyö, osa-aikatyö tai muu ajankäytöllisesti joustava työtapa voidaan toteuttaa helposti. 

Taloushallinnon prosessien ja liiketoiminnan sähköistymisen osat ovat toimivina ja käytännössä testattuina olemassa. Tarvitaan vain rohkeutta kiihdyttää lähdössä oleva juna täyteen vauhtiin. Veturina voisi toimia  julkisen vallan rohkea esimerkki. Raportissa kuvatut tulevaisuuden kuvat ovat käden ulottuvilla, kunhan vain lähdetään heti liikkeelle.

Raimo Vaalasranta
toimitusjohtaja
ProCountor International Oy

ProCountor-palvelu sai pääministerin parhaat käytännöt palkinnon sähköisen liiketoiminnan sarjassa. ProCountor- taloushallintoa käyttää jo noin 300 yritystä ja noin 1500 käyttäjää Suomessa.