Antti Leinonen: Itse puuhastelusta yhdessä tekemiseen

Hallinnon ei kuitenkaan itse tarvitse konkreettisesti tehdä kaikkea. Varsinainen toteuttaminen voisi tapahtua entistäkin enemmän yrityksissä, joissa on tekemisen meininki. Hallinnolla säilyy vastuu, erityisesti veronmaksajien edun valvonnan osalta.

Tietoyhteiskuntakehityksen osana hallinnon prosessit tulisi uudistaa tietosuojan periaattein. Tietovarantoja tulisi hoitaa hyvän tiedonhallintatavan mukaisesti. Niistä on säädetty laitkin kansalaisten, yritysten ja yhteisöiden oikeudenmukaisen ja kustannustehokkaan kohtelun varmistamiseksi.

Hallinnon prosessiuudistusten toteutus tuntuu olevan paikka paikoin luvattoman hidasta. Johtuisikohan hitaus säilyttävästä hallintovoimasta, joka saa alkunsa hallinnon rakenteiden muuttumattomuudesta? Hallintovoima tuntuu olevan kasvoton, kasvavan ja voivan hyvin. Sen oireina on ajoittain havaittavissa johtamistaidon puutetta, omanedun tavoittelua ja oman tärkeyden pönkitystä. Syitä pohdittaessa nousee helposti esiin palkan perustat: asema hierarkkiassa ja paikalla vietetyn ajan mittaaminen. Vastavoimana voisi olla tietosuojan, tietoturvan ja hyvän tiedonhallintatavan noudattamisen sekä tuottavuuden ja avoimuuden muuttaminen palkittavaksi.

Yhteiskuntajärjestyksen ja hyvinvoinnin säilyminen voidaan taata parhaiten kehittämällä hallinnon rakenteet ja toimintatavat ilman jäykkiä sisäisiä hierarkioita toimivaksi verkostoksi. Verkostossa palkan maksun perusta on osaaminen, sillä aikaansaatu tulos ja tehokkuudesta palkitseminen. Usein kuulee sanottavan, että hallinnon tuloksia on vaikea mitata. Kuten kaikki tiedämme, jos tulosta tai toimintaa ei voi mitata, ei sitä voi johtaakaan. Ilman johtamista taas mitään ei saada aikaiseksi.

Mitä asioita meidän pitäisi tehdä ja pitäisikö niille olla myös suunta, tavoitetaso ja työnjako? Toisen tukitehtävät ovat toisen ydintehtäviä ja kaikkihan me haluamme tehdä ydintehtäviä. Meillä on varaa tehdä yksi asia vain yhteen kertaan. Asioiden tekeminen moneen kertaan on sinänsä jo tuhlausta, mutta pahinta on kehitykseen tarvittavan aivokapasiteetin haaskaaminen.

Hallinnon työprosessit ovat tietohallinnon ja tietokoneen kannalta yllättävän samanlaisia. Ainutlaatuisuutemme on niissä sisällöissä, joita tuotamme ja käsittelemme sekä meissä ihmisissä itsessämme – olemme jokainen erilaisia. Hallinnossa suurin osa työstä sujuu prosessissa, jossa asia tulee esiin, sitä käsitellään, valmistellaan, esitellään, tehdään päätöksiä, toimeenpannaan, valvotaan ja seurataan vaikutuksia. Minusta ainutlaatuisuutemme ei oikeuta tai edes vaadi, että kaikki kehittävät erikseen omat toimintatavat, tietovarannot ja tietojärjestelmät, etenkin kun käytetään yhteisiä verovaroja.

Toteutuksesta päätettäessä olisi hyvä kysyä ja vastata: Onko kustannustehokkaampaa tehdä asiat kokonaan itse vai liittyä muiden tekemiin valmiisiin palveluihin? Epäilyt yhteisten palveluiden liian suuresta jäännösriskistä saadaan pienentymään vain kiinteällä yhdessä toteuttamisella, jolloin kaikille saadaan turvallisempia palveluita.

Tulevaisuudessa työnjako näyttelee entistä suurempaa osaa. Yksi vastuullinen tuottaa ydintehtävänään palvelut kaikkien käyttöön. Ne voidaan tuottaa joko kokonaan tai valmiiden prosessien tai tietojärjestelmien muodossa. Yksilön kannalta tulee ratkaista, tehdäänkö tulosta kopissa vai hoidetaanko asiat verkostomaisesti verkkojen välityksellä mahdollistaen monimuototyöskentely.

Temppu ei ole suunnitelmien tekeminen vaan niiden toteuttaminen. Todellisia muutoksia haluttaessa toteutus vaatii vahvaa ja määrätietoista johtamista. Tietohallinto on osa johtamista ja johtamisjärjestelmä on osa tietohallintoa. Toteuttamisessa tulisi kiinnittää erityistä huomiota johtamisketjun lyhentämiseen ja verkostomaisen toimintatavan suosimiseen. Jatkamalla nykyisellä tiukalla linjaorganisaatiomallilla ei saavuteta tarvittavaa tuottavuuden nousua. 

Ottamalla käyttöön viranomaisten yhteiset tietovarannot, tietojärjestelmät ja toimintatavat, avataan mahdollisuus todelliselle viranomaisten yhdessä tekemiselle ja ydintoimintojen tehostamiselle. Sisällöt voivat olla salassa pidettäviä, jopa osittain toisilta viranomaisilta, mutta tietojärjestelmä sinänsä ei ole salaisuus.

Merkittävät uudistukset hallinnon rakenteisiin ja toimintatapoihin on mahdollisia todellisen sähköisen asioinnin keinoin. Sähköiseen asiointiin panostaminen ei ole ylimääräinen kuluerä vaan toiminnan kehittämisen mahdollistava investointi.

Investoinnit infrastruktuuriin, tietojärjestelmiin ja niihin liittyviin palveluihin tulisi tehdä yhdessä. Volyymietujen lisäksi, saadaan järjestelmät suoraan teknologisesti ja tietovarantojen osalta keskenään yhteensopiviksi. Nämä taas mahdollistavat yhteiset katkeamattomat työprosessit hallinnolle ja kustannustehokkaat palvelut asiakkaille. Näin myös tietosuoja toteutuu parhaalla mahdollisella tavalla.

Nykyisen keskinäisen kilpailun pönkittämisen sijasta valtion tulisi entistä enemmän, yhdessä kuntien kanssa, kannustaa ICT–toimijoita (Information and Communication Technolgies) muodostamaan nykyistä isompia konsortioita. Konsortioilla olisi voimaa ja osaamista toimia myös kansainvälisillä markkinoilla.

Hansel Oy on valtion yhteishankintayksikkö ja osa valtion konsernia. Yhtiömuotoisesti saadaan toimintaan joustavuutta, selkeä tilaaja – toimittaja malli ja mahdollisuus aitoon kumppanuuteen. Kuluneen vuoden aikana yhtiön toiminta on uudistunut kokonaisuudessaan. Hansel ei osta, ei myy, ei varastoi, eikä kehittele tietojärjestelmiä. Sen ydintoimintaa on palvella valtion hallintoa hankintatoimeen liittyvissä tehtävissä: kilpailuttaminen, sopimusten hallinta ja puitesopimusten kattavuuden lisääminen, eurooppapuitelakien mukaisesti. Kaikki tämä tapahtuu yhteistyössä asiakkaiden (valtion hallinto) ja toimittajien kanssa, tavoitteella ”Valtio on yksi asiakas”.

Toivotan kaikki tervetulleeksi mukaan rakentamaan suomalaista tietoyhteiskuntaa. Onnistutaan yhdessä.

Antti Leinonen

Kirjoittaja toimii nykyisin Hansel Oy:ssä, ICT–palveluiden yksikön päällikkönä. Hän on aiemmin toiminut puolustusministeriössä tietohallintopäällikkönä ja tietoyhteiskuntaohjelmassa aktiivisena valmistelijana ohjelman perustamisesta saakka.